Unter Projektmanagement Kompakt, das einen “schnellen Überblick über die wesentlichen Inhalte des Projektmanagements” geben soll, wird das Projekt nun wie folgt definiert:
“Ein Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess, der von der Geschäftsführung anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert.”

Aber wie passen nun Bauvorhaben in diese Definition? Und sind demnach Bauvorhaben auch wirklich Projekte?Nein, denn nach der obigen Definition wären Bauvorhaben eigentlich keine Projekte, weil Bauvorhaben per se kein einmaliger Geschäftsprozess sind. Es gibt im Wesentlichen ein klassiches, in unseren Breitengraden akzeptiertes Vorgehens- bzw. Phasenmodell, das für die Abwicklung eines Bauvorhabens quasi den Geschäftsprozess darstellt und grob skizziert aus

• Projektvorbereitung,
• Planung mit Vorentwurf, Entwurf und Genehmigungsplanung,
• Ausführungsvorbereitung mit bauvorbereitender Ausführungsplanung, Erstellung der Leistungsverzeichnisse und Beschaffung der Bauleistungen,
• Ausführung (dem Bau an sich) und
• Projektabschluss mit abschließender Dokumentation, Kostenfeststellung, etc.

besteht.

Zudem wird man bei einem Bauvorhaben einen von einer Geschäftsführung anhand eines Business Cases genehmigten Geschäftsprozess auch nicht immer vorfinden. Als Beispiel sei an dieser Stelle der private Einfamilienhaus-Bauherr genannt. Aber selbst institutionelle Bauherren (z.B. Immobilienprojektentwickler) setzen ihren Geschäftsprozess nicht bei jedem Bauvorhaben neu und einmalig auf resp. lassen diesen dann von der Geschäftsführung anhand eines Business Cases absegnen.

Unbestritten sind Bauvorhaben gem. der obigen Definition natürlich spezifizierte Werke, die zu einem hoffentlich vorher definierten Termin und ebenso hoffentlich zuvor vorgegebenen Kosten errichtet werden. Es gibt jedoch auch hier Ausnahmefälle, bei denen weder Zeit noch Geld eine gewichtige Rolle spielen, dafür sind dann meist jedoch andere Ziele mit dem Bauvorhaben zu erfüllen.

Dass Bauvorhaben von einer temporären Organisationseinheit gemanagt werden, hat hier auch keinen allgemein gültigen Anspruch. Gerade institutionelle Bauherren, die ihre ganze Unternehmensstruktur auf die Entwicklung und die Abwicklung von Bauvorhaben, sowie die Vermarktung bzw. den Betrieb der fertig gestellten Objekte ausgerichtet haben, können nicht als temporäre Organisationseinheiten bezeichnet werden. Lediglich die Teams an Planeren und Sonderfachleuten, oder die bauausführenden Unternehmen sind an einem Bauvorhaben temporär beschäftigt – die einen während der gesamten Vorhabensdauer, die anderen nur in einzelnen Phasen. Auch bauausführende Unternehmen, mit ihren eigenen Geschäftsprozessen für die Ausführung von Bauvorhaben, werden meist nicht nur temporäre Organisationseinheiten bilden, um das Bauvorhaben nach den Plänen des Bauherren zu errichten.
Und schließlich kann durchaus bei einem Bauvorhaben der Bauherr selbst auch der Kunde sein.

Somit sind im Falle eines Bauvorhabens von den sieben charakteristischen Elementen der obigen Projekt-Definition vier nicht oder nur zum Teil erfüllt und wären demnach Bauvorhaben keine Projekte (mehr).

Dem gegenüber stehen jedoch einige andere Projekt-Definitionen, nach denen auch Bauvorhaben Projekte sind. Denn zum Beispiel frei nach Patzak / Rattay sind Projekte einmalige, zeitlich begrenzte, komplexe Vorhaben mit einer hohen Ausprägung der Merkmale “neuartig, zielorientiert, komplex/dynamisch, interdisziplinär/fachübergreifend, bedeutend“. Ein Bauvorhaben, das stets eine Unikatfertigung darstellt, erfüllt diese Definitionsmerkmale eines Projektes allesamt.

Aber es gibt offensichtlich auch Projekte, bei denen das nicht so klar ist und bei denen auch keine oder nur zu ungenaue Terminpläne dem Vertrag zwischen Projektauftraggeber und Auftragnehmer zugehörig sind. Denn ansonsten würde die Kernaussage der oben angeführten Empfehlung keinen Sinn machen: “Wir Baurechtsanwälte raten deshalb: Auch wenn der Auftragnehmer einen Bauvertrag ohne verbindliche Termine und Fristen in angemessener Zeit erfüllen muss, ist es doch wesentlich einfacher für alle Beteiligten, wenn Herstellungsbeginn und Fertigstellung im Vertrag exakt terminiert werden. Dann weiß jede Partei, worauf sie sich einstellen muss. Konkrete Verträge vermeiden unnötige Streitigkeiten.”

Diese Empfehlung kann ich nur vollinhaltlich unterstreichen. Ohne eine exakte Vereinbarung von Beginn- und Endzeitpunkt der vertraglich vereinbarten Leistungen ist die Interpretation der zeitlichen Zuordnung der Leistungserbringung ohne Rechtsbeistand nahezu unmöglich. Zudem sollte man das Wort “exakt” in der obigen Empfehlung durchaus wörtlich verstehen und zumindest Beginn und Ende der Leistungsfristen im Vertragstext (nicht nur in einer Terminplanbeilage) fixieren. Eine entsprechende Formulierung im Vertrag für ein Prozedere bei einer allfälligen Verschiebung der vertraglich fixierten Leistungsfristen ist dann eine notwendige Ergänzung.

Ende November des gerade vergangenen Jahres habe ich in einem zweiwöchigen Selbstversuch meinen Schreibtisch komplett ins Web bzw. in die Cloud verlegt. Eine spannende Erfahrung, über die ich hier etwas ausführlicher berichten möchte – eines jedoch gleich vorweg: mein Webschreibtisch setzt schon wieder Staub an. Aber warum das so ist, lest Ihr am besten hier …

(Personal) Cloud Computing

Vor gut 25 Jahren sind mit dem Personal Computer die Daten aus den Großrechnern direkt auf die Schreibtische der Anwender gelangt. Und derzeit setzt gerade wieder ein gegenläufiger Trend bei der Datenspeicherung zurück in die Großrechner und Rechenzentren ein – Cloud Computing ist in aller Munde. Und wenn wir dabei mit unseren Personal Computern (die mittlerweile die Power von den seinerzeitigen Rechenzentren zum Teil bereits übertreffen) in die Cloud “gehen”, um dort unsere (persönlichen und öffentlichen) Daten zu verwalten, dann nenne ich das Personal Cloud Computing (PCC). Aber nicht nur für Privatanwender tut sich damit eine Vielzahl an Möglichkeiten auf, Informationen und Daten rasch und einfach auf mehreren Geräten stets aktuell zur Verfügung zu haben, oder mit Freunden und Verwandten direkt online auszutauschen. Auch im professionellen Einsatz kann Cloud Computing die Effizienz erhöhen, wenn es darum geht, dass z.B. mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten oder Projektdaten zentral gespeichert und über das Internet für alle Projektbeteiligten erreichbar sein sollen – inklusive automatischer Versionsverwaltung. Auch für Freiberufler, Klein- und Kleinstunternehmen können die über das Internet teilweise kostenlosen Cloud-Tools viele interessante Möglichkeiten eröffnen – vom Online-Team-Kalender bis hin zu gemeinsam nutzbaren Aufgabenlisten und natürlich der Vorteil der stets aktuellen Daten auf allen an den jeweiligen Cloud-Diensten angeschlossenen Geräten.
Kritiker monieren jedoch, dass der Datenschutz in der Cloud wenn überhaupt nur mangelhaft vorhanden sei. Die meisten Cloud-Dienste nutzen jedoch verschlüsselte Zugangssysteme, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen und auch z.B. beim Online-Banking eingesetzt werden. Berechtigt ist jedenfalls die Kritik, welche die Herausgaberechte von Daten durch die Betreiber der Rechenzentren betrifft. Hier gilt im Normalfall das nationale Recht jenes Landes, in dem das Rechenzentrum mit den gespeicherten Daten steht. Viele dieser Rechenzentren befinden sich in den USA und dort gilt im Falle der Datenherausgabe das amerikanische Recht auch für Nutzer aus Europa. Das sollte dem mündigen Cloud-User stets bewusst sein.

Der Webschreibtisch – ein Cloud-Selbstversuch

Bei meinem Selbstversuch habe ich als Browser Google Chrome verwendet. Aber natürlich kommt man mit jedem anderen Browser auch in die Cloud.

Mein Webschreibtisch-Setup hat folgende Dienste umfasst, die allesamt während des Selbstversuches ausschließlich über den Browser bedient wurden:

• GMail als zentraler eMail-Client (alle anderen Postfächer habe ich in dieser Zeit von GMail “abgrasen” lassen und für den Versand auch die entsprechenden Alias eingestellt)
• Google Calendar als Terminkalender (inklusive Synchronisation mit meinem Smartphone, was übrigens wunderbar geklappt hat)
• Google Contacts als zentrale Adressverwaltung (inklusive Synchronisation mit meinem Smartphone, was zunächst gar nicht geklappt hat und erst nach einigem Gefrickel reibungslos funktioniert hat – siehe dazu hier)
• Google Docs für Textverarbeitung, Präsentationen und Tabellenkalkulation
• Wunderlist für die Aufgabenverwaltung
• Evernote als zentrale Inbox für alles was mir so an Geistesblitzen (sogar in diktierter Form beim Autofahren) und im Web untergekommen ist
• Dropbox für den Datenaustausch (auch mit anderen Projektbeteiligten, was wunderbar geklappt hat)

Zu diesen Cloud-Tools habe ich im Browser noch folgende Extensions installiert:

• Google Mail-Checker: zeigt den Eingang neuer eMails in GMail an und macht darauf aufmerksam
• Evernote Web-Clipper: zum raschen und unkomplizierten Anlegen von Notizen direkt aus dem Web
• Google Reader Notifier: macht auf neue News in den abonnierten RSS-Feeds aufmerksam
• Silver Bird: für den Twitter-Stream

Fazit nach 2 Wochen Webschreibtisch

Wie eingangs bereits erwähnt, setzt mein Webschreibtisch schon wieder Staub an. Ich weiss auch jetzt, dass ich mit einem Chrome-Book nicht arbeiten kann und möchte. Zu viele Dinge können mit einem puren Webschreibtisch nur mit teilweise gravierenden Einschränkungen erledigen. So fehlen mir persönlich z.B. ganz wesentliche Features und Formatierungsmöglichkeiten in den Google Docs. Der Upload von Bildern und Grafiken in Texte oder Präsentationen funktioniert auch nicht immer reibungslos. Zudem gibt es Einschränkungen, was die Größe der Bilder betrifft. Und selbst wenn es nur um reinen Text geht (z.B. bei der Konzeption einer Seminarunterlage), bevorzuge ich mittlerweile ganz puristische Tools (z.B. den iA Writer), mit denen man auch via Dropbox, iCloud & Co. die Texte für die verschiedensten Geräte synchron halten kann. Auch von der vielfach gelobten Wunderlist war und bin ich ein wenig enttäuscht. So wunderbar, wie es der Namen und die vielen Lobhudeleien vermuten lassen, ist die Software nämlich nicht. Trotz perfektem Marketing, modernem Webdesign und der Tatsache, dass Wunderlist kostenlos genutzt werden kann, ist es doch nur ein Tool für den eher anspruchslosen Gelegenheits-GTD-ler. Es fehlen wertvolle Funktionen wie unter anderem wiederkehrende Aufgaben, Dateianhänge an Aufgaben, oder Beschlagwortung einzelner Aufgaben mit Tags zum späteren Filtern. Allerdings gibt es in Wunderlist eine “Morgen”-Ansicht, man kann Aufgabenlisten mit anderen (z.B. Projektteammitgliedern, Freunden, Verwandten, etc.) teilen und die Software ist plattform-übergreifend (also am Mac, unter Windows, Linux, iOS, Android usw.) einsetzbar.
Aber nun zurück zu meinem staubansetzenden Webschreibtisch: für die meisten in diesem Artikel angeführten Cloud-Tools gibt es auch Desktop-Apps und Apps für alle gängigen Smartphones. Deshalb braucht’s einfach keinen Webschreibtisch, wenn man sich nämlich selbigen dank dieser Apps die gesamte Webschreibtisch-Funktionalität in die vertraute Umgebung auf den Desktop holen kann. Ist ja auch viel eleganter, wenn die Daten in einer optisch ansprechend designten und ergonomischen Oberfläche verwaltet und im Hintergrund durch die Cloud synchronisiert werden. Und bietet zudem den Vorteil, dass andere Desktop-Software die Cloud-basierten Apps sinnvoll ergänzen kann (man ist dann nicht mehr auf den rudimentären Funktionsumfang von Google Docs angewiesen, sondern kann in einer “echten” Textverarbeitung aus dem vollen Funktionsumfang schöpfen). Schliesslich ist das der zentrale Vorteil des personal cloud computing, dass nämlich die Daten stets aktuell gehalten und von verschiedenen Standorten bzw. Rechnern, Smartphones oder Tablets aus erreicht und bearbeitet werden können. Das steigert die Effizienz durch die Reduktion von Redundanz bei gleichzeitiger Maximierung der Colaborations- und Interaktionsmöglichkeiten mit Arbeitskollegen, Teammitgliedern, Freunden und Verwandten.

Bildnachweis: Das Artikelbild “Wolke über Windrädern” wurde von Florian Seiffert auf Flickr unter einer Creative Commons Lizenz (CC BY 2.0) veröffentlicht

Im Focus steht dabei die Frage “Wie optimiere ich Prozesse und Strukturen bei komplexen Bauprojekten?“. Dazu sind 3 Vorträge über das “Datenmanagement bei der Errichtung des Krankenhaus Nord“, die “Kostensteuerung komplexer Bauprojekte” und Praxisbeispiele zum Thema “Änderungen beherrschen” geplant.

Nähere Infos zur Veranstaltung gibt es unter www.planen-bauen-nutzen.at.

Bei einem der Vorträge im Rahmen des PM Camp 2011 habe ich eine – wenn auch schon bekannte, aber immer noch spannende – Idee in Sachen Terminplanung und – management wieder aufgegriffen: den 1-Seiten-Terminplan. Dabei handelt es sich um eine Methode der Terminplanung, mit der immer die Vorgänge zwischen zwei Meilensteinen in übersichtlicher Form auf einem DIN-A4-Blatt dargestestellt werden – ganz nach dem Motto “reduziert auf das Wesentliche”. Die Vortragende (@lazyNadja) hat das in Ihrem Referat so skizziert, dass quasi immer “nur” von einem zum nächsten Meilenstein geplant wird. Dazu gibt es einen übergeordneten Masterterminplan (Meilentsteinplan), der ebenfalls auf einer Seite den Rahmen für das gesamte Projekt vorgibt.

Dieser kaskadenartige Aufbau der Terminpläne zu einem (Bau)Projekt bringt neben einer deutlich besseren Lesbarkeit auch mehr Übersichtlichkeit und Transparenz ins komplexe Balkenplan-Wirrwarr. Durch den Einsatz von Hyperlinks lassen sich die einzelnen Terminpläne miteinander verknüpfen. So können sich die Projektbeteiligten dann jederzeit vom Groben ins feinste Detail klicken, ohne die Übersicht zu verlieren – sofern die elektronische Version des Terminplans sinnvoll strukturiert aufgebaut ist. Einen solchen strukturierten Aufbau erzielt man am einfachsten mit einer Terminplanung über die einzelnen Projektphasen und dann innerhalb der Projektphasen durch die Gewerke, welche in der jeweiligen Projektphase ausgeführt werden. In der Planungsphase sind natürlich primär Planungs- und Konsulentenleistungen als Gewerke zu verwenden, aber es kann auch z.B. der Bau einer Musterfassade damit abgebildet werden – im Detail natürlich auf einem eigenen 1-Seiten-Terminplan. In der Ausführungsphase kann man die zur Ausführung gelangenden Gewerke unter die Rohbau- und Ausbauphase summieren.
Ob man nun diesen kaskadenartigen Aufbau über Verdichtungsfunktionen (Ein-/Ausklappen von Sammelbalken) realisiert, oder tatsächlich auf mehreren, einzelnen 1-Seiten-Terminplänen, die über Hyperlinks miteinander verknüpft sind, ist wohl eher Geschmacksache. Die verdichtungsfähigen Terminpläne haben jedoch in Wahrheit den Nachteil, dass man darin eher der Versuchung erliegt, zu viel Komplexität hineinzupacken.

Ein meiner Meinung nach jedoch zentraler Nachteil der 1-Seiten-Terminplan-Methode ist die nur schwer automatisierbare Datenweitergabe zwischen den einzelnen Terminplan-Seiten bei der Fortschrittskontrolle. Hier ist der verdichtbare Aufbau über Sammelbalken deutlich im Vorteil. Aber wenn man nun die 1-Seiten-Terminplan-Philosophie auf einen All-in-one-Terminplan überträgt und den kaskadenartigen Aufbau vom Groben ins Feine über die Verdichtungsfunktion realisiert, schafft man diesen Spagat und kann zudem bei der Fortschrittskontrolle Zeit einsparen. Und man sieht bei einem auf diese Weise streng nach der 1-Seiten-Philosophie erstellten All-in-one-Terminplan in der Fortschrittskontrolle sehr rasch, ob man sich noch links vom Meilenstein (also noch im Plan) oder gar schon rechts davon befindet – demnach mit einem oder mehreren Vorgängen im Verzug ist.

Bildnachweis: Das Artikelbild “Meilenstein” wurde von mhoeffken auf Flickr unter einer Creative Commons Lizenz (CC BY 2.0) veröffentlicht.

“Macht nur einen Plan!!!
Wir ändern morgen, wir ändern heut, wir ändern wütend und erfreut.
Wir ändern, ohne zu verzagen, an allen sieben Wochentagen.
Wir ändern teils aus purer Lust, mit Vorsatz teils, teils unbewusst.
Wir ändern gut und auch bedingt, weil ändern immer Arbeit bringt.
Wir ändern resigniert und still, wie jeder es so haben will.
Die Alten ändern und die Jungen, wir ändern selbst die Änderungen.
Wir ändern, was man ändern kann, und stehen dabei unsern Mann.
Und ist der Plan auch schon gelungen, bestimmt verträgt er Änderungen.
Wir ändern deshalb früh und spät alles was zu ändern geht.
Wir ändern heut und jederzeit, zum Denken bleibt uns wenig Zeit.
Änderungen vorbehalten!”

Prof. Runzheimer war bis 2002 Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Hochschule für Gestaltung, Technik und Wirtschaft in Pforzheim

#openPM ist aus einer Idee von Marcus Raitner entstanden, zu der er hier, hier und hier aufgerufen hat und die er auch am PM Camp 2011 vorgestellt hat. Als Ex-PMA-Mitglied fand ich diese Idee spannend und habe mich auch spontan zur aktiven Unterstützung entschlossen. Das hat drei Gründe: das offene Credo mit freiem Wissenszugang, das verbindende Element (#openPM sieht sich nicht als Gegenbewegung zu etablierten Verbänden, Institutionen, etc.) und vor allem der interdisziplinäre, praxisorientierte Ansatz.

Aber was kann #openPM im Bauprojektmanagement beitragen? Eine ganze Menge, denke ich! Bei meinem bisherigen Austausch mit Kollegen und Kolleginnen aus anderen Branchen (z.B. IT, Softwareentwicklung, etc.) im Sinne des sprichwörtlichen Blickes über den Tellerrand habe ich stets Anregendes für die eigene Projektarbeit mitnehmen können. Und das gelingt nur bei einem direkten Praxistalk, fern ab vom standardisierten PM-Fibel-Einheitsbrei mit standardisierbraem Allgemeingültigkeitsanspruch. #openPM wird genau für diesen hoffentlich synergetisierenden Praxistalk eine frei zugängliche Plattform der Vielfalt an Möglichkeiten und Lösungsansätzen zu unterschiedlichen Problemstellungen aus dem Projektmanagementalltag bieten. Daraus kann (neues) Wissen generiert werden und ich bin mir sicher, dass es mit den Erkenntnissen und Anregungen aus einer derartigen Plattform auch gelingen kann, vieles vor allem im Planungsprozess und in der Projektvorbereitung von Bauprojekten neu zu (über)denken.

Wer sich für #openPM interessiert, findet hier nähere Informationen und einen Link zum Mitmachen.

Bildnachweis: Das Artikelbild “open” wurde von Rupert Ganzer auf Flickr unter einer Creative Commons Lizenz (CC BY 2.0) veröffentlicht.

Erfrischend, anregend, informativ, spannend, kommunikativ und intensiv – so kann man das PM Camp 2011 in wenigen Worten charakterisieren, das vom 03. bis 05. November 2011 an der FH Vorarlberg in Dornbirn über die Bühne gegangen ist. Das Konferenzformat, das von den Organisatoren als “Unkonferenz” bezeichnet wurde, war eine Mischung aus klassischer Konferenz/Tagung mit Vorträgen und Barcamp mit open space sessions.

Ich werde in den nächsten Wochen hier sicher noch das eine oder andere zu den vielen Anregungen, Gedanken und Ideen, die ich aus dem PM Camp 2011 mitgenommen habe, bloggen. Aber schon heute möchte ich in Form eines kurzen Stichwort-Panoptikums ein paar davon auflisten:

• Der 1-Seiten Projektplan.
• Wenn ein Projekt “grün” ist, ist es langweilig.
• You must walk what you talk.
• Führung im Projekt bzw. Team ist nicht grundlegend anders, als Führung in der Line. Aber schwieriger.
• #openPM
• Fishbowl-Diskussionsformat
• Selbstorganisierte Teams sind nicht führungslos.
• A fool with tool is still a fool.
• www.scheissprojekt.de
• Lego StrategicPlay
• Russisches PM – oder wenn IT-ler Bauprojekte in Sibirien managen.
• Integriertes Projektmanagement vs. dead-end-PM.
• Lions & ants
• Agil agieren, aber mit Vernunft.
• Links vom Meilenstein.

P.S.: Berichte und die Präsentationsfolien der Vorträge wird es in der nächsten Woche auf der Website des PM Camp 2011 geben.

P.P.S.: Hier gibt’s noch weitere Berichte und Ersteindrücke zum PM Camp 2011:

• #pmcamp11 Livestream auf Twitter
• Das war das PM Camp 2011
• #pmcamp11 von Roland Dürre (IF-Blog)
• Rückblick PM-Camp 2011 von Marcus Raitner (MISC)

Zentrale Motivation der Veranstalter ist es, vorhandene Probleme und Lösungsansätze der thematisierenden Fragestellung aus wissenschaftlicher und praktischer Sicht genauer zu beleuchten, denn “gerichtliche Streitigkeiten oder langwierige Mehrkostenforderungen stellen mittlerweile den Regelfall in vielen Bauprojekten dar. Als Gegentrend hat sich hierzu in den letzten Jahren aber auch die Entwicklung von alternativen Modellen formiert, welche die Kooperation in den Projekten propagiert und damit bereits sehr erfolgreich war.”

Details zur Veranstaltung gibt es hier auf der Website des ICC 2011 bzw. hier als PDF zum download.